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机关公文写作的基本特点文秘范文

时间:2019-06-12来源:海洋板块网

最近,我拜读了李明伦先生的力作《秘书》(1994年10月,山西教育出版社出版)一书,仔细研究了本书“绪论”部分中提出的公文写作特点的论述,颇受教益。明伦先生提出的关于公文写作的特点不仅很有见地,而且对于把握现代机关公文写作具有一定指导意义。所以,我依照他提出的问题写下了这篇文章,算是自己的具体体会,也可以说是对明伦同志所提观点的佐证和补充,目的是想把这些观点再次介绍给更多的同行,使之产生更大的指导作用。

  公文是文章大“家族”中别具一格的文章类型,它具有一般文章的基本要素,又有别于一般文章的风格和特点,因而,它是独秀于文章大“家族”中的另一种文章现象,即应用文。所以,公文写作属于应用写作范畴。其特点虽然与一般文章和一般应用文保持着必然的联系,但更多的方面却是自成体系、独树一帜。

  一、公文的作者不是公文撰写者本人。而是一定社会集团或它的领导者。公文要求它的读者必须贯彻执行、遵照办理。这就决定了公文具有作者的群体性、秘书写作成果的隐匿性和它本身的实践性特点


  公文写作不像搞文艺创作、科学著作那样属于个人的劳动,其写作成果也不能是撰写者个人。作为公文撰写者的秘书人员,不过是为一定社会集团或他的领导者们代行“立言”就是了,这也就是人们常说的“为他人做嫁衣裳”和“代天行事”。这一点,秘书同志应该明白,而且要十分地明白。须知天下公文千千万,有哪一篇是签署着秘书个人的姓名的?没有。难怪有些从事了大半辈子公文撰写的秘书人员,到头来喟叹没有为自己写出一篇文章。同样的道理,作为一定社会集团的领导者,严格的讲,他在安排秘书人员撰写公文时也不是以他个人的身份出现的,只是作为机关或单位的代表出现。即使他们在一些文稿中以第一人称的“我”出现,也只是形式癫痫病要多少钱才能治好上的个人或虚化了的“我”,这也就是人们通常所说的“代理人”,或“代表人物”,在他的背后实质上是一种有形或无形的领导集团或这个领导集团的思想、主张和意图。从公文制作的全过程来看,一般性公文都要经过授意、构思、拟稿、讨论、修改、核稿、签发、印制等一整套工作程序,重要文件的产生往往要反复征求意见,反复修改,组织成百上千人参加讨论、修改才能完成。党的十四大报告起草历时7个月时间。期间,中央政治局常委会讨论4次,政治局讨论2次,jzm同志同起草小组座谈3次,党中央、国务院的一些领导同志还个别和起草小组谈了重要意见。其中,根据中央政治局讨论时提出的要求和邓小平同志的意见又进行了两次重要修改。后来中央决定又将第6稿印发到全国119个地方、部门和单位征求意见。党的十三届中央委员、候补委员,中央顾问委员会委员,中纪委委员,党的十四大代表,中央党政军各部门、各人民团体的党员负责同志,各省、自治区、直辖市和各大军区的党委负责同志等3000多人参加了讨论,每个单位都修改出了一份稿子。 (科教范文网 fw.nseac.com整理)


  同时.中共中央还委托统战部征求各民主党派、全国工商联负责人和无党派人士的意见。在此过程中.jzm、乔石邀请他们在怀仁堂座谈了3个多小时。


  各地、各部门对报告进行了认真讨论,从总体上对报告给予了肯定和评价。同时,也提出了许多意见.大到报告的结构、实际内容,小到文句字词、标点符号,态度严肃、认真,意见中闪耀着真知灼见。根据各地的意见,起草小组对报告征求意见稿做了450多处修改。其中,对十三大以来5年的工作、建设有中国特色社会主义理论的概括、经济增长速度、建立社会主义市场经济体制、加强社小儿的癫痫病能不能治疗会主义民主法制和精神文明建设、加强党的建设等部分做了较大的调整、充实和加强。


  对建设有中国特色社会主义理论的概括,在征求意见时.大家提出,自党的十一届三中全会这十四年来,改革开放给我国带来巨大变化,积累了丰富的经验,在理论上应进一步升华。经反复研究,后将这部分调整为9个方面,同时强调,建设有中国特色社会主义理论是全党和全国人民集体智慧的结晶,邓小平同志为这个理论的创立做出了历史性的重大贡献。


  报告一稿比一稿成熟、完善。9月,中央政治局和政治局全体会议分别审议通过了修改后的报告稿,决定提请党的十三届九中全会审议。


  10月5日.党的十三届九中全会在北京开幕。根据各组讨论的意见,26000字的报告,又做了170多处修改。提到十四大时,已是第10稿。(引自1992年10月24日《甘肃日报》)


  可见,任何一份公文都是一个群体劳动的过程,是集体智慧的结晶。这是公文在产生过程中所表现出来的不同于任何个人创作的独有的特点。公文发出之后.所产生的实际效用和它接受社会实践检验的方式就更具有其他文章所不具备的特点。一份公文,或表现为供上级领导机关和下级隶属机关了解信息或参阅;或表现为向下传达,要求贯彻执行;或表现为公之于众,公告周知,规范人们的行为等。公文所产生的这些诸多效用所包含的内容,并不全是收文者像阅读文学作品那样自觉地去看,而是公文的强制性、约束力和阅文者自身利益驱动在起作用。这时,阅文者首先关注的是这份公文说了些什么,对本单位、本行业有何用处,实质上关心的是公文的社会经济效用,却很少去评价公文本身的艺术价值;更多的是在研究公文所包含的具体内容,琢磨其中有无新的政策规定,哪些方针、政第是解决本单位陕西中际脑病脑科医院神经内科怎么样?、本部门存在问题的依据,很少有人去欣赏和品昧公文的文采;他们中很少有人去打听和提及公文是谁起草撰写的,倒是有品评上级领导的这一决策如何,此举措效果怎样,是否抓到点子上,等等。这就从根本上决定了公文在写作目的、自身功能、社会效益以及确定主题、结构篇章、表达形式、运用语言等方而与其他文章写作的迥然不同,从根本上决定了公文写作必须有自己鲜明的政治性色彩、政策性功能、群体性特点、准确性要求和实践性标准。这就会使我们有这样一个体会:秘书人员要写好公文就必须跳出个人创作的圈子,而且要注意克服“学生腔”、“文艺调”.特别是从学校刚走上秘书工作岗位的新手,更应该注意这方面的问题。努力根据公文的特点和需要.掌握一套有别于一般写作的应用写作力法并进步形成自己的风格。

二、公文写作不是作者自己主动而发,而是因实际需要被动而发。公文一经发出不仅对宣传政治主张、统一思想、增进共识有现实指导意义.而且要能够起到指导工作、商洽事务、解决问题的作用。这就决定了公文具有它制发的针对性、文字表达的明确性和它本身的权威性特点

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公文写作属于应用写作的范畴。应用写作具有非常广泛的天地。在这块天地里,随着各个机关团体的公务活动日益增加,随着每个社会的人的社交往来日益活跃,应用文的使用不但愈加广泛,而且日渐增多。据有关研究人员估计,当前,我国机关团体和社会各阶层使用的应用文共有300多种。这些种类繁多的应用文,。涉及人们的社会实践和日常生活的各个领域,有政治的、经济的、文化的,有外交的、军事的、司法的、财政的,有接待礼仪的、往来应酬的、的,以及涉及生活琐事的,等等。癫痫病用什么药治疗所有这些应用文,都是出自各个层次和社会各方面的秘书人员和其他相关人员之手。在各级领导机关,免不了要起草各类机关公文,上情下达,下情上达;从事科研工作的人员就要写学术报告、课题论文等;部门根据工作需要,经常要撰写市场调查、情况分析、信息收集等报告和材料。管理机关按照自己的工作职责必然要编制规划、提出,以及向上请示、向下发号施令,这些都需使用相应的文字材料;即使是工人、农民、解放军战士和在校学生,也免不了要遇到写信、留赠言、打便条等简易应用文写作问题。对于任何一个党政机关、企事业单位、人民团体的秘书人员,特别是综合部门和基层单位的秘书人员,几乎所有的应用文体都可能接触到,大至报告、请示、计划、总结、指示、命令,小到对联、题字、请柬以及其他社会应酬方面的常用应用文等。人们把秘书称为“全才"、“通才",这当然也就包括除机关通用公文以外,也会写、善写其他应用文。因为在日常工作和生活中,人们总是这样看待和要求秘书人员的。在有些情况下,事情总是具有突发性的,秘书人员的写作水平要能够得心应手地应对这种突如其来的突发性场面。一次我们接待福建省来甘肃观光游览的代表团时,一位市委领导邀请一位著名书法家书写“慎独”两个字,按照章法还应加小注对这两个字加以说明。但是,当时一急,这位先生只写了前半句,后半句怎么也想不出来了,这时我急忙从旁边提醒了一下,他很快就落了笔。这位市委领导和在场人员看着挥洒有力的“慎独"两个大字和飘逸秀美的“莫见乎隐,莫显乎微,故君子慎其独也”(见《礼记·中庸》)这句小注,大家都向我投来非常敬佩的目光。还有一次,一位女书法家于1990年初春时节在兰州成功地举办了一次个人书展,她很高兴。临走时,要我给她留句赠言,我答应了她的要求,赠了一幅自撰的对联:

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